Co to jest pismo procesowe? Jakie wymagania musi spełnić, zgodnie z przepisami KPC?

Pismo procesowe jest dokumentem zawierającym wnioski i dowody, skierowanym do sądu poza salą rozpraw w postepowaniu cywilnym. Wymagania formalne pisma procesowego są uregulowane w Kodeksie postępowania cywilnego z dnia 17 listopada 1964r. (Dz.U. Nr 43 poz. 296 z późn. zm.) „dalej k.p.c.”.

Jakie są podstawowe elementy pisma procesowego?

Katalog podstawowych elementów pisma procesowego uregulowany został w art. 126 § 1 k.p.c. Zgodnie z nim do podstawowych elementów pisma procesowego należą:

• oznaczenie sądu, do którego jest skierowane pismo oraz imię i nazwisko lub nazwę stron postępowania, ich przedstawicieli ustawowych i pełnomocników;

Oznaczając w piśmie procesowym sąd, strona powinna podać nazwę i rodzaj sądu, oznaczyć wydział, a także miejscowość, w której dany sąd się znajduje. Oznaczając strony postępowania należy zwrócić uwagę na formy prawne uczestników. W przypadku osób fizycznych wystarczy podać imię i nazwisko oraz oznaczenie, czy dana osoba występuje w postępowaniu sądowym jako  powód, czy też pozwany (wnioskodawca, uczestnik postępowania). W przypadku osób prawnych należy podać pełną nazwę osoby prawnej wymienianej jako uczestnik postępowania. Opierając się na monografii Gerarda Bieńka  (Reprezentacja Skarbu Państwa i jednostek samorządu terytorialnego w postępowaniu cywilnym, wyd. 2, Warszawa 2003) „należy zwrócić szczególną uwagę na przypadek Skarbu Państwa jako uczestnika postępowania. który posiada zdolność sądową, jednak w postępowaniu cywilnym czynności procesowe podejmuje za niego organ państwowej jednostki organizacyjnej, z której działalnością wiąże się dochodzone roszczenie, lub organ jednostki nadrzędnej (art. 67 § 2 KPC). Tym samym prawidłowe oznaczenie strony w piśmie procesowym powinno zawierać określenie „Skarb Państwa” i wskazywać właściwą państwową jednostkę organizacyjną.”

• oznaczenie rodzaju pisma;

Przez pojęcie oznaczenia rodzaju pisma rozumie się nadanie mu tytułu zgodnie z nazwami używanymi w k.p.c. W sytuacji gdy w treści przepisów k.p.c. próżno szukać odpowiedniego oznaczenia dla składanego przez stronę postępowania pisma,  nie zwalnia to strony postępowania z jego zatytułowania/oznaczenia. W takim przypadku dobrze jest wskazać
w tytule stronę która wnosi pismo, jak również skrótowe określenie co znajduje się w piśmie (np. wniosek pozwanego o przywrócenie terminu do wniesienia apelacji).

• osnowę wniosku lub oświadczenia oraz dowody na poparcie przytoczonych faktów;

Poprzez osnowę pisma, najprościej mówiąc należy rozumieć jego treść, a więc co do zasady oświadczenia oraz wnioski wnoszone przez stronę postępowania, składającą dane pismo procesowe. Niewątpliwie każde pismo procesowe winno zawierać treść. Wskazać w tym miejscu, iż treść niektórych pism jest w znacznym stopniu uregulowana przepisami ww. ustawy, np. pozew – art. 187 k.p.c., apelacja – art. 368 k.p.c. itd. 

Istotnym jest podkreślenie, iż każde pismo procesowe winno zawierać wykazanie faktów, na których opiera się wniosek lub oświadczenie składane przez stronę postępowania, a także wykaz dowodów na poparcie podniesionych faktów. Składając do pisma dowody, w petitum należy złożyć wniosek o ich dopuszczenie oraz przeprowadzenie, na poparcie powoływanych w treści pisma faktów.

• podpis strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika;

Zgodnie z komentarzem do k.p.c. pod redakcją prof. dr hab. Elwira Marszałkowska-Krześ „każde pismo procesowe powinno zawierać podpis strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika. Podpis nie może składać się wyłącznie z nieczytelnej parafy, samego imienia lub inicjałów. Podpis taki powinien nosić powtarzalne cechy indywidualne, utrudniające podrobienie, ale jednocześnie pozwalające odróżnić go od innych. Jednocześnie konfiguracja użytych liter powinna umożliwić utożsamienie podpisu z nazwiskiem podpisującego.” Takie spojrzenie na podpis pisma procesowego nakłada obowiązek odręcznego podpisu każdego składanego pisma. Zgodnie z postanowienie Sądu Najwyższego ( z dnia 17 kwietnia 1967 r.,  II PZ 22/67, NP 1967) niedopuszczalne jest aby podpis pod pismem był pochodzenia mechanicznego.

Wyjątkiem w tym wypadku jest składanie pisma drogą elektroniczną. Pismo procesowe wniesione za pośrednictwem systemu teleinformatycznego należy opatrzeć bezpiecznym podpisem elektronicznym który może zostać zweryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu ustawy z 18.9.2001 r. o podpisie elektronicznym (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r. poz. 262 ze zm.) lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP w rozumieniu art. 3 pkt 15 ustawy z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn. Dz.U. z 2014 r. poz. 1114 ze zm.).

• wymienienie załączników;

Wymieniając załączone szeroko pojęte załączniki (dokumenty, zdjęcia, etc.), należy pamiętać o wymienieniu wszystkich odpisów jakie są załączone do dostarczenia stronom postępowania. Do pisma należy również dołączyć pełnomocnictwo albo uwierzytelniony odpis pełnomocnictwa, jeżeli pismo wnosi pełnomocnik, który wcześniej nie złożył pełnomocnictwa do akt sprawy. Jeżeli pełnomocnik dokonał wyboru wnoszenia pism za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, uwierzytelniony odpis pełnomocnictwa wnosi się za pośrednictwem tego systemu.

Koniecznym jest podkreślenie informacji zawartych w artykule 128 k.p.c., który nakazuje dołączenie odpisu pisma oraz wszystkich załączników dołączonych do pisma w ilości która pozwoli aby sąd mógł je dostarczyć do wszystkich uczestników postepowania.

Ponadto w sytuacji gdy składane pismo procesowe jest kolejnym w toku postepowania sądowego, zgodnie z art. 126 § 2¹ k.p.c. zachodzi konieczność wskazania w jego treści sygnatury akt sprawy, która składa się z cyfry rzymskiej, dużej litery lub liter oraz w dalszej kolejności z numeru pod którym sprawa została wpisana do repetytorium i po znaku ukośnika z dwóch ostatnich cyfr roku, w którym akta sprawy zostały założone (np. II C 254/20).

Czy ustawodawca stawia dodatkowe wymagania przy sporządzaniu pisma inicjującego postępowanie?

Odpowiedź na tak postawione pytanie jest twierdząca. Ustawodawca powyższą kwestię uregulował również w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego. Zgodnie z art. 126 § 2 k.p.c., pierwsze pismo procesowe, oprócz podstawowych elementów każdego pisma procesowego winno zawierać:

• oznaczenie miejsca zamieszkania lub siedziby i adresy stron albo, w przypadku gdy strona jest przedsiębiorcą wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – adres do korespondencji wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz oznaczenie miejsca zamieszkania lub siedziby i adresy przedstawicieli ustawowych
  i pełnomocników stron;

Jednym z podstawowych elementów zwartych w ww. punkcie jest oznaczenie miejsca zamieszkania lub siedziby i adresy stron, oraz ich przedstawicieli lub pełnomocników jeśli strona takowych posiada. Jest to szczególnie ważne, ponieważ na te adresy będą kierowane wszystkie pisma związane ze sprawą. W przypadku zmiany adresu w trakcie trwania postępowania, strony są zobowiązane do możliwie najszybszego podania nowego adresu. W przeciwnym wypadku pisma procesowe będą kierowane na stary adres i w przypadku ich nie podjęcia po dwukrotnym awizowaniu zostaną pozostawione w aktach z adnotacją, że zostały stronie doręczone, co może za sobą nieść negatywne skutki prawne. Jeżeli chodzi o wskazanie adresu zamieszkania osoby fizycznej to należy wskazać miejscowość wraz z oznaczeniem ulicy numeru budynku i mieszkania oraz kod pocztowy. W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą należy wskazać adres prowadzenia działalności gospodarczej, w przypadku osób prawnych należy – adres siedziby. W sytuacji gdy adres strony nie jest znany, koniecznym jest zawarcie w treści pisma inicjującego wniosku o ustanowienie kuratora dla strony, której miejsce pobytu nie jest znane oraz uprawdopodobnienie okoliczności uzasadniających takowy wniosek.

• numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) lub numer identyfikacji podatkowej (NIP) powoda będącego osobą fizyczną, jeżeli jest on obowiązany do jego posiadania lub posiada go nie mając takiego obowiązku lub numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, a w przypadku jego braku – numer w innym właściwym rejestrze, ewidencji lub NIP powoda niebędącego osobą fizyczną, który nie ma obowiązku wpisu we właściwym rejestrze lub ewidencji, jeżeli jest on obowiązany do jego posiadania.

Zgodnie z powyższym osoba fizyczna składająca pierwsze pismo procesowe jest zobowiązana do wskazania swojego numeru PESEL (również numeru PESEL os. małoletniej, której jest przedstawicielem ustawowym). Numer PESEL jest to jedenastocyfrowy, symbol numeryczny, jednoznacznie identyfikujący osobę fizyczną, zawierający datę urodzenia, numer porządkowy, oznaczenie płci oraz liczbę kontrolną. Do identyfikacji Powoda może służyć również numer NIP, niemniej jednak tylko w sytuacji gdy strona postępowania jest zobowiązana do jego posiadania (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą) lub posiada go na zasadzie dobrowolności.  W przypadku gdy pismo inicjujące postępowanie jest składane przez podmioty zarejestrowane w KRS, winny one wskazać ten numer w celu identyfikacji. Do oznaczenia Powoda może być wykorzystany numer NIP, jeżeli nie ma obowiązku wpisu we właściwym rejestrze lub ewidencji i jest on obowiązany do jego posiadania.

Dodatkowo, zgodnie z art. 126² k.p.c. ustawodawca nakłada obowiązek uregulowania opłaty od pisma pod rygorem odrzucenia pisma. Jeżeli strona postępowania wnosząca pismo inicjujące postępowanie nie posiada środków na pokrycie opłaty sądowej winna złożyć wniosek o zwolnienie z kosztów sądowych.

Wskazać również należy, iż wnosząc pismo inicjujące postępowanie, strona jest zwolniona
z obowiązku oznaczenia w nim sygnatury sprawy, albowiem sygnatura taka nie jest jeszcze stronie znana Zostanie ona nadana aktom sprawy w momencie rejestrowania jej po wpłynięciu pisma inicjującego do sądu.